TIETOSUOJASELOSTE

Pohjolan Verkkokaupat
Voimassa 24.11.2025 alkaen

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Pohjolan Verkkokaupat Oy
Toimiala: Verkkokauppa
Y-tunnus: 2855987-7
Sähköposti: info@ohjelmistoavain.fi
Puhelinnumero: 044 495 6500
Toimipaikan osoite: Sairashuoneenkatu 20 B 15, 20100 Turku
Postiosoite: Sairashuoneenkatu 20 B 15, 20100 Turku
Nettisivu: www.ohjelmistoavain.fi

2. Rekisterin nimi

Pohjolan Verkkokaupat – asiakas- ja yhteydenottorekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Tilausten käsittely ja toimittaminen

    • Asiakkaan tunnistaminen

    • Maksujen käsittely

    • Toimitukseen liittyvä asiakasviestintä

  2. Yhteydenottolomakkeen ja muiden lomakkeiden hallinta

    • Asiakkaan kysymyksiin vastaaminen

    • Tarjouspyynnöt ja tukipyynnöt

  3. Asiakassuhteen ylläpito

    • Asiakaspalvelu

    • Reklamaatiot ja palautukset

  4. Markkinointi ja suostumusperusteinen viestintä

    • Uutiskirjeet (vain suostumuksella)

    • Kampanjaviestintä

  5. Verkkosivun analytiikka ja kehittäminen

    • Sivuston käytön mittaaminen

    • Käyttäjäkokemuksen parantaminen

    • Tekninen seuranta ja turvallisuus

  6. Lakien ja viranomaisvaatimusten noudattaminen

    • Kirjanpito

    • Todentamis- ja arkistointivelvollisuudet

4. Rekisterin tietosisältö

Verkkokaupan toiminnan ja lomakkeiden kautta voidaan kerätä seuraavia tietoja:

Asiakkaan antamat tiedot

  • Etu- ja sukunimi

  • Osoite, postinumero ja postitoimipaikka

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Tilauksen tiedot

  • Viestin sisältö lomakkeesta

  • Asiakaspalautteet ja reklamaatiot

Tekniset tiedot ja analytiikka

  • IP-osoite

  • Sivuston käyttödata

  • Evästeiden kautta kerättävät tiedot

  • Selaimen ja laitteen tekniset tiedot

Analytiikkaa ja evästeitä käytetään esimerkiksi Google Analyticsin tai muun vastaavan järjestelmän avulla.

5. Tietojen säilytysaika

  • Tilaustiedot: säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6–10 vuotta.

  • Yhteydenottolomakkeet: 12–24 kuukautta, ellei asiakassuhteen hoito edellytä pidempää säilytystä.

  • Markkinointilistat: kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa.

  • Tekniset lokit ja evästetiedot: alustasta riippuen 1–36 kuukautta.

6. Tietolähteet

  • Asiakas itse (tilaus- ja yhteydenottolomakkeet)

  • Evästeet ja analytiikkatyökalut

  • Yrityksen sisäiset järjestelmät

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja voidaan luovuttaa:

  • Maksupalveluntarjoajille

  • Kuljetus- ja logistiikkakumppaneille

  • Kirjanpitoon ja taloushallintoon

  • IT-palveluntarjoajille

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ellei palvelu sitä teknisesti edellytä (esimerkiksi pilvipalvelut). Tällöin varmistetaan GDPR:n mukaiset suojatoimet.

8. Evästeet ja seuranta

Sivusto www.ohjelmistoavain.fi käyttää evästeitä:

  • Sivuston perustoimintojen mahdollistamiseen

  • Analytiikkaan (esim. kävijämäärät, sivujen käyttö)

  • Mahdolliseen markkinoinnin kohdentamiseen

Kävijälle tarjotaan evästebanneri, jossa voi hyväksyä tai muokata evästeasetuksia.

9. Rekisterin suojaus

Henkilötiedot suojataan seuraavasti:

  • Salaus (HTTPS)

  • Käyttöoikeuksien rajaaminen

  • Palvelinten tekniset suojaukset

  • Säännölliset varmuuskopiot

10. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

  • Saada kopio omista tiedoistaan

  • Pyytää tietojen oikaisua

  • Pyytää tietojen poistamista (kun se lain mukaan on mahdollista)

  • Rajoittaa käsittelyä

  • Vastustaa suoramarkkinointia

  • Peruuttaa suostumus (esim. uutiskirjeet)

  • Valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Pyyntöjen lähetys: info@ohjelmistoavain.fi

11. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automatisoituun päätöksentekoon, joka vaikuttaisi käyttäjän oikeuksiin.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä voi päivittää tietosuojaselostetta, jos toiminta tai lainsäädäntö muuttuu. Päivitetty versio julkaistaan verkkosivuilla.